1. Pengenalan

Panduan ini disediakan sebagai rujukan rasmi untuk semua warga UniSHAMS dalam menguruskan permohonan pinjaman peralatan ICT. Setiap permohonan adalah tertakluk kepada prosedur dan kawalan audit yang telah ditetapkan. Oleh itu, pemohon diwajibkan melengkapkan semua maklumat yang diperlukan serta melampirkan Borang Pinjaman Peralatan BTM03. Permohonan yang tidak lengkap, tidak mematuhi tatacara, atau tidak disertakan borang berkenaan akan dianggap tidak sah dan tidak akan diproses. Panduan ini juga bertujuan memastikan setiap pinjaman direkodkan secara sistematik, telus, dan teratur demi kelancaran urusan operasi serta pematuhan kepada piawaian pentadbiran.

2. Proses Permohonan

1. Isi maklumat pemohon di BTM2U:

• Nama penuh
• Emel rasmi (untuk maklum balas permohonan)
• Nombor telefon
• Jabatan/Unit
• Lokasi (tempat penggunaan peralatan)

       2. Sertakan Borang BTM03 (Borang Pinjaman Peralatan ICT) yang telah lengkap diisi dan ditandatangani.

       3. Hantar permohonan melalui BTM2U untuk semakan dan kelulusan.

3. Peralatan Yang Disediakan

• Laptop (untuk kegunaan mesyuarat/pembentangan sahaja)

• LCD Projektor (untuk kegunaan mesyuarat/pembentangan sahaja)

• Wi-Fi /Access Point Mudah Alih (untuk kegunaan mesyuarat/pembentangan sahaja)

• HDMI to VGA Converter

Perhatian:

• Extension wire (elektrik) tidak disediakan oleh BTM. Untuk sebarang keperluan, sila buat permohonan melalui Bahagian Pembangunan dan Penyelenggaraan (BPP) untuk permohonan tersebut.
• Khidmat jaga sedia (technical standby support) tidak termasuk bersama pinjaman peralatan.

4. Proses Ambil & Pulang

• Ambil: Di pejabat BTM pada tarikh yang diluluskan.
• Pulang: Sila pulangkan peralatan di pejabat BTM pada atau sebelum tarikh yang ditetapkan.
• Pemeriksaan peralatan akan dibuat sebelum serahan dan selepas dipulangkan.
• Sebelum pemulangan, peminjam perlu memastikan: semua data peribadi dipadam, semua akaun telah dilog keluar, tetapan telah dikembalikan kepada asal, dan aksesori lengkap mengikut label

5. Terma & Syarat Pinjaman

5.1 Kelayakan

• Terbuka kepada staf UniSHAMS.
• Tidak boleh dipinjamkan kepada pihak ketiga.

5.2 Tempoh Pinjaman

• Maksimum 2 hari bekerja (kecuali dengan kelulusan khas).

5.3 Tanggungjawab Peminjam

• Memastikan peralatan digunakan dengan baik.
• Laporkan segera jika berlaku kerosakan atau kehilangan.
• Tidak dibenarkan membawa keluar peralatan daripada kampus tanpa kelulusan rasmi secara bertulis.
• Semua tetapan yang telah diubah hendaklah ditetapkan semula (reload /reset)  kepada konfigurasi (setting) asal sebelum peralatan dipulangkan.
• Semua peralatan yang dipinjam wajib dipulangkan mengikut beg dan aksesori (tersedia) asal mengikut label yang ditetapkan.

5.4 Denda & Tindakan

• Pemulangan lewat peralatan boleh menyebabkan senarai hitam untuk pinjaman berikut.
• Kerosakan/hilang perlu diganti atau dibayar oleh peminjam.

5.5 Pihak BTM berhak

• Menolak permohonan jika syarat tidak dipatuhi.
• Membatalkan pinjaman jika maklumat tidak lengkap.
• Mengubah terma dari semasa ke semasa.

5.6 Pihak BTM tidak akan bertanggungjawab:  

• Atas sebarang data atau imej yang ditinggalkan dalam peralatan, termasuk kehilangan atau pendedahan kepada pihak ketiga.

• Atas fail pembentangan atau bahan lain yang masih tersimpan selepas penggunaan.

• Atas akaun yang masih dilog masuk (e-mel, sistem, aplikasi atau lain-lain), termasuk sebarang risiko penyalahgunaan.

• Atas sebarang jangkitan virus, malware, serangan penggodam, atau isu keselamatan lain yang berlaku sepanjang tempoh penggunaan peralatan, termasuk yang berpunca daripada media storan mudah alih (contoh: pendrive, external hard disk, kad memori) sama ada dikesan atau tidak oleh sistem keselamatan (contoh: Windows Defender atau antivirus pihak ketiga).

• Termasuk, tetapi tidak terhad kepada, kejadian kompromi akaun semasa persidangan atas talian atau mesyuarat video (contoh: akaun Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, dll.) yang mengakibatkan pendedahan maklumat atau gangguan.

6. FAQ Pinjaman Peralatan ICT

Q1: Apa jadi kalau saya buat permohonan kurang daripada 3 hari bekerja?
Permohonan lewat tidak akan diberikan kelulusan. BTM berhak menolak kerana jadual peralatan mungkin sudah penuh
atau kekangan untuk penstukturan semula.

Q2: Boleh tak pinjam LCD projektor untuk pancaran masa peperiksaan (exam)?
Tidak digalakkan. Ia akan membazir jam lampu (lamp hours) kerana digunakan berterusan untuk tempoh panjang.
Gunakan LCD TV atau jam dinding yang sedia ada atau rujuk BPP.

Q3: Apa berlaku kalau saya tidak pulangkan peralatan pada tarikh yang dijanjikan?
Kesan kelewatan:

• Permohonan seterusnya daripada peminjam lain akan terganggu.
• Boleh disenarai hitam daripada membuat pinjaman.
• Jika berulang, tindakan pentadbiran boleh dikenakan.

Q4: Perlukah sertakan Borang BTM03 setiap kali pinjaman?
Ya, wajib. Tanpa borang rasmi BTM03, permohonan dianggap tidak sah walaupun telah dihantar melalui BTM2U.

Q5: Bolehkah pihak ketiga membuat pinjaman?
Tidak boleh secara terus. Pinjaman hanya untuk staf UniSHAMS sahaja.
Jika pihak ketiga ingin guna, permohonan mesti dibuat melalui permohonan sewaan (Sila rujuk Bahagian Pembangunan Perniagaan dan Komersial (BCD) di talian 04-499 1091.

Q6: Adakah wire extension boleh dipohon bersama peralatan ICT?
Tidak. Wire extension tidak disediakan oleh BTM. Rujuk BPP untuk permohonan tersebut.

Q7: Boleh tak buat pinjaman melalui memo atau email kepada pengarah sahaja?
Tidak boleh. Walaupun ada memo atau email kepada pengarah, permohonan tetap perlu melalui:

1. Pengisian maklumat di BTM2U

2. Borang BTM03 yang lengkap

Memo atau email boleh dijadikan dokumen sokongan, tetapi bukan pengganti kepada prosedur rasmi.

Q8: Ada tak khidmat staf ICT standby semasa peralatan digunakan?
Tiada. Pinjaman hanya melibatkan peralatan ICT sahaja.

Q9: Adakah peminjam akan diberi tunjuk ajar penggunaan peralatan?
BTM menyediakan penerangan ringkas (briefing) semasa pengambilan. Sokongan teknikal penuh semasa penggunaan tidak disediakan.

7. Hubungi

Untuk pertanyaan lanjut sila hubungi:

☏ Pejabat BTM : 04 - 499 1101  

✆ Sokongan Teknikal : 04 - 499 1100